Privacyverklaring Officorelia

1. Inleiding

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Officorelia persoonsgegevens van haar zakelijke klanten verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer u onze professionele e-commerce website https://officorelia.com bezoekt en gebruikt. De website is gericht op zakelijke klanten in Nederland die kantoorbenodigdheden zoals schrijfwaren, papier en verbruiksartikelen inkopen.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving. Wij streven naar maximale transparantie, zodat u precies weet welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u daarbij heeft.

Deze verklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van uw gebruik van onze website, waaronder het bezoeken van pagina's zoals onze Collections, het bekijken van productcategorieën zoals Stationery, Paper en Consumables, het plaatsen van bestellingen via de Shop, het lezen of achterlaten van Reviews en het benaderen van onze Support of Contact Us pagina.

2. Welke gegevens we verzamelen

Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om onze diensten veilig, efficiënt en op maat aan zakelijke klanten te kunnen leveren. Hieronder valt onder meer:

• Zakelijke contactgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer (indien verstrekt), factuur- en afleveradres, e-mailadres, telefoonnummer, functie en naam van contactpersonen.
• Accountgegevens: gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en voorkeuren die u instelt in uw account.
• Bestel- en transactiegegevens: informatie over geplaatste bestellingen, producten in uw winkelmand, facturen, retouren, creditnota's en betaalstatus.
• Betalingsinformatie: beperkte betaalgegevens die nodig zijn om een transactie te kunnen koppelen aan uw bestelling (zoals betaalmethode, betaaldatum en transactie-ID). Volledige betaalkaartgegevens worden niet door ons opgeslagen, maar uitsluitend door onze gecertificeerde betalingsverwerkers verwerkt.
• Communicatiegegevens: inhoud van berichten die u via onze Support, live chat, e-mail of het Contactformulier met ons deelt, evenals notities die onze medewerkers vastleggen naar aanleiding van uw vragen.
• Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, tijdstempels, bekeken pagina's (bijvoorbeeld productpagina's in de Shop of categorieoverzichten), klikgedrag en referer-URL. Deze gegevens verzamelen wij voornamelijk via cookies en vergelijkbare technieken.
• Marketing- en voorkeurgegevens: uw voorkeur voor het ontvangen van nieuwsbrieven, productupdates en aanbiedingen, en uw interactie met dergelijke berichten (bijvoorbeeld of u op links klikt).

Wij verzamelen deze gegevens rechtstreeks bij u (bijvoorbeeld wanneer u een account aanmaakt of een bestelling plaatst) en indirect via uw gebruik van onze website en diensten (bijvoorbeeld door middel van cookies en analytische tools).

3. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien daar een geldige wettelijke grondslag voor bestaat. Binnen Officorelia baseren wij de verwerking van persoonsgegevens met name op de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: veel verwerkingen zijn noodzakelijk om de overeenkomst met u als zakelijke klant uit te voeren. Denk aan het aanmaken en beheren van uw account, het verwerken van bestellingen via de Shop, het afhandelen van betalingen, het organiseren van verzending en retouren, en het verlenen van ondersteuning via Support.
• Wettelijke verplichting: wij zijn wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld voor fiscale en administratieve doeleinden. Hierbij gaat het onder meer om factuurgegevens, besteloverzichten en betaalinformatie.
• Gerechtvaardigd belang: in sommige gevallen verwerken wij gegevens omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben dat niet zwaarder weegt dan uw privacybelang. Voorbeelden zijn het verbeteren van onze website en dienstverlening, het voorkomen van fraude en misbruik, het beveiligen van onze IT-systemen en het tonen van relevante producten en aanbiedingen binnen ons zakelijke portfolio.
• Toestemming: voor bepaalde verwerkingen vragen wij expliciet uw toestemming, zoals voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (bijvoorbeeld analytische of marketingcookies) en het versturen van commerciële e-mailcommunicatie wanneer daarvoor toestemming vereist is. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, maken wij telkens een zorgvuldige afweging tussen dat belang en uw privacy. Waar mogelijk pseudonimiseren of anonimiseren wij gegevens om uw privacy verder te beschermen.

4. Gebruik van persoonsgegevens

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om onze zakelijke e-commerce diensten veilig, efficiënt en persoonlijk aan te kunnen bieden. De belangrijkste doeleinden zijn:

• Klant- en accountbeheer: het aanleggen en onderhouden van uw Officorelia-klantprofiel, het registreren van meerdere contactpersonen per organisatie, het beheren van afleveradressen en het bijhouden van uw voorkeuren.
• Verwerking van bestellingen: het mogelijk maken van een soepel bestelproces in onze Shop, inclusief winkelmandfunctionaliteiten, orderbevestigingen, levering, retouren en eventuele terugbetalingen.
• Facturatie en administratie: het opstellen en verzenden van facturen, het verwerken van betalingen via onze betalingspartners, en het voeren van een correcte financiële administratie.
• Klantenservice en support: het beantwoorden van vragen, het behandelen van klachten, het bieden van live chat ondersteuning en het opvolgen van verzoeken die via Support of Contact Us bij ons binnenkomen.
• Persoonlijke aanbevelingen en optimalisatie: het tonen van relevante producten en curated collections binnen onder andere Collections, op basis van uw bestelgeschiedenis en navigatiegedrag, zodat u sneller de juiste kantoorartikelen vindt.
• Feedback en reviews: het beheren en publiceren van klantbeoordelingen die u achterlaat op de Reviews pagina of elders op de website, eventueel voorzien van uw naam, bedrijfsnaam en functietitel indien u daarvoor kiest.
• Marketing en communicatie: het versturen van zakelijke nieuwsbrieven, productupdates en gepersonaliseerde aanbiedingen, voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven of wij ons kunnen beroepen op een gerechtvaardigd belang.
• Verbetering en beveiliging van onze diensten: het analyseren van gebruiksstatistieken, het uitvoeren of ondersteunen van A/B-tests, het voorkomen van misbruik en fraude, en het beschermen van onze systemen en infrastructuur.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens nooit voor andere doeleinden dan hierboven beschreven, tenzij wij u daarover vooraf duidelijk informeren en, indien wettelijk vereist, uw toestemming vragen.

5. Delen van gegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wel kan het noodzakelijk zijn uw gegevens te delen met zorgvuldig geselecteerde partijen die ons ondersteunen bij het leveren van onze diensten. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies, of zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke met eigen wettelijke verplichtingen. Waar mogelijk sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om uw privacy te waarborgen.

Afhankelijk van de door u gebruikte functionaliteiten kunnen wij persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

• Logistieke en bezorgpartners: voor het verzenden en eventueel retourneren van producten delen wij uw bedrijfsnaam, contactpersoon, afleveradres en relevante orderinformatie met vervoerders.
• Betalingsverwerkers: wij werken samen met gecertificeerde betalingsdienstverleners om betalingen veilig te kunnen verwerken. Deze partijen ontvangen onder meer uw bedrijfsnaam, bestelreferentie, het te betalen bedrag en noodzakelijke betaalinformatie.
• IT- en hostingdienstverleners: aanbieders van hosting, cloudopslag, beveiligingsoplossingen, e-mail- en communicatiediensten kunnen toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens die via onze systemen lopen, voor zover dat noodzakelijk is voor hun dienstverlening.
• Analysetools en optimalisatiepartners: voor het verbeteren van onze website en het analyseren van gebruiksstatistieken kunnen wij gebruikmaken van analytische en prestatiemonitoringtools. Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.
• Professionele adviseurs en externe partijen: accountants, juridische adviseurs, incassobureaus en andere professionele dienstverleners kunnen persoonsgegevens ontvangen wanneer dat noodzakelijk is voor advies, geschillen of de inning van vorderingen.
• Toezichthouders en andere autoriteiten: in bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht om gegevens te delen met toezichthoudende instanties, opsporingsdiensten of andere overheidsorganen.

Indien wij persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) laten verwerken, nemen wij passende waarborgen in acht, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of door samen te werken met partijen in landen met een passend beschermingsniveau.

6. Beveiliging van uw gegevens

Wij hechten grote waarde aan de beveiliging van uw persoonsgegevens en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

• Versleutelde verbindingen: alle communicatie tussen uw browser en onze website verloopt via versleutelde HTTPS-verbindingen waar mogelijk.
• Toegangsbeperking: persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor medewerkers en verwerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden, en zijn beschermd met passende authenticatie- en autorisatieprocedures.
• Veilige opslag en back-ups: gegevens worden opgeslagen in beveiligde omgevingen, waarbij wij gebruikmaken van back-ups en monitoring om de beschikbaarheid en integriteit van data te beschermen.
• Wachtwoord- en accountbeveiliging: wachtwoorden worden niet in leesbare vorm opgeslagen maar versleuteld. Wij adviseren u om zelf ook sterke wachtwoorden te gebruiken en deze niet te delen met derden.
• Beveiliging door ontwerp: bij het ontwikkelen en verbeteren van functionaliteiten, zoals onze bestel- en checkoutflow, houden wij rekening met privacy en beveiliging (privacy by design en by default).
• Controle en evaluatie: wij evalueren periodiek onze beveiligingsmaatregelen en passen deze waar nodig aan op basis van technologische ontwikkelingen en nieuwe risico-inschattingen.

Hoewel wij ons maximaal inspannen om uw gegevens te beschermen, kan geen enkele online dienst absolute veiligheid garanderen. Mocht u het vermoeden hebben dat uw gegevens toch onrechtmatig worden gebruikt of gelekt, neem dan direct contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. De concrete bewaartermijn kan per type gegeven verschillen. Wij hanteren in het algemeen de volgende uitgangspunten:

• Klant- en accountgegevens: worden bewaard zolang uw organisatie een actieve klantrelatie met ons heeft en tot maximaal enkele jaren daarna, voor zover nodig voor nazorg, rapportage, herhaalaankopen en het afhandelen van eventuele geschillen.
• Bestel-, factuur- en transactiegegevens: worden in principe minimaal zeven jaar bewaard, in lijn met de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Communicatie en supportverzoeken: berichten en notities die voortkomen uit contact via Support, live chat of het Contactformulier worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor een volledige afhandeling en opvolging van uw verzoek, en vervolgens gedurende een beperkte periode voor kwaliteitsbewaking en interne rapportage.
• Technische en analytische gegevens: logbestanden en analytische data worden zoveel mogelijk geanonimiseerd en gedurende een beperkte termijn bewaard, gericht op beveiliging, foutopsporing en optimalisatie van onze website.
• Marketing- en voorkeurgegevens: uw voorkeur voor het ontvangen van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie wordt bewaard zolang u bent aangemeld of totdat u zich afmeldt of bezwaar maakt.

Na afloop van de relevante bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij uw persoonsgegevens op een veilige wijze, zodat deze niet langer tot u als persoon of organisatie herleidbaar zijn.

8. Uw rechten

Als betrokkene heeft u op grond van de AVG diverse rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt de onderstaande rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de gegevens vermeld in de paragraaf Contactinformatie.

• Recht op inzage: u heeft het recht om een overzicht te krijgen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, inclusief informatie over de doeleinden, categorieën gegevens en ontvangers.
• Recht op rectificatie: als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u verzoeken om correctie of aanvulling. U kunt bepaalde gegevens ook zelf aanpassen via uw account.
• Recht op verwijdering: in bepaalde gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of wanneer u uw toestemming intrekt.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld wanneer de juistheid van de gegevens wordt betwist of wanneer u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid: voor gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt en die geautomatiseerd worden verwerkt op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst, heeft u in bepaalde gevallen recht op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare kopie van die gegevens, zodat u deze kunt overdragen aan een andere dienstverlener.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld tegen profilering voor marketingdoeleinden. Wij zullen uw bezwaar beoordelen en de verwerking staken tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan uw belangen of wanneer de verwerking nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op uw toestemming, mag u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.

Wij kunnen u vragen om zich te identificeren om misbruik van deze rechten te voorkomen. Wij reageren in de regel binnen een maand op uw verzoek, tenzij de complexiteit of hoeveelheid verzoeken een verlenging noodzakelijk maakt. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder als u van mening bent dat wij niet voldoen aan de privacywetgeving.

In Nederland kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om uw gebruikerservaring te verbeteren, het bestelproces soepel te laten verlopen en inzicht te krijgen in het gebruik van onze diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt.

Wij onderscheiden in hoofdlijnen de volgende categorieën cookies:

• Strikt noodzakelijke cookies: deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website en de beveiliging van onze diensten. Zonder deze cookies werken basisfunctionaliteiten zoals het winkelmandje in de Shop, inloggen op uw account en het afrekenen niet naar behoren.
• Functionele cookies: hiermee onthouden wij uw voorkeuren en instellingen, zoals taalvoorkeur, bewaarde afleveradressen en weergave-instellingen binnen categorieën zoals Stationery, Paper en Consumables.
• Analytische cookies: met behulp van deze cookies verzamelen wij geaggregeerde statistieken over het gebruik van onze website, bijvoorbeeld welke pagina's vaak worden bezocht, welke filters worden gebruikt en waar in het bestelproces mogelijke knelpunten ontstaan. Deze informatie gebruiken wij om de website en de gebruikerservaring te verbeteren.
• Marketing- en personalisatiecookies: hiermee kunnen wij, indien toegestaan, gerichte productaanbevelingen en relevante zakelijke aanbiedingen tonen, zowel op onze website als in nieuwsbrieven. Dit kan gebaseerd zijn op uw eerdere aankopen, bekeken producten en navigatiegedrag.

Bij uw eerste bezoek aan onze website tonen wij u een cookiemelding waarmee wij u informeren over het gebruik van cookies en, waar nodig, om uw toestemming vragen voor niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw cookie-instellingen op elk moment wijzigen of cookies verwijderen via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat bepaalde onderdelen van de website mogelijk minder goed functioneren als u cookies blokkeert.

Meer gedetailleerde informatie over de specifieke cookies die wij gebruiken, de bewaartermijnen en de wijze waarop u uw voorkeuren kunt beheren, kan beschikbaar zijn in een aparte cookieverklaring of binnen de cookie-instellingen van onze website.

10. Contactinformatie

Heeft u vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de manier waarop Officorelia met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op met onze privacyverantwoordelijke via onderstaande gegevens.

U kunt ons onder meer bereiken via de Contact Us pagina van onze website of via onze Support omgeving voor specifieke service- en accountvragen.

Laatst bijgewerkt: januari 2026